10+1 απαντήσεις στα myDATA για λογιστές και επιχειρήσεις

Χρειάζομαι πάροχο υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή ERP; Ποια είναι η βασική διαφορά ανάμεσα στην ηλεκτρονική τιμολόγηση και στην έκδοση τιμολογίων ηλεκτρονικά; Στο παρών άρθρο δίνουμε απαντήσεις  στις σημαντικότερες ερωτήσεις που θα σας απασχολήσουν σίγουρα τους επόμενους μήνες.

Το myDATA - Ηλεκτρονικά Βιβλία είναι μία υπηρεσία της ΑΑΔΕ μέσω της οποίας μπορείτε να δείτε το Συνοπτικό Βιβλίο της επιχείρησής σας, να πραγματοποιήσετε Αναζήτηση Παραστατικών και να προβάλετε τα στοιχεία των τιμολογίων που έχουν διαβιβαστεί στην ΑΑΔΕ και αφορούν την επιχείρησή σας. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω του myDATA είναι μια υποχρεωτική διαδικασία για όλες τις επιχειρήσεις οι οποίες δραστηριοποιούνται στην Ελλάδα και στο εξωτερικό και θέλουν να εκδίδουν νόμιμα παραστατικά. Παρόλο που έχει ξεκινήσει ήδη μα εφαρμόζεται προαιρετικά, με τις αποφάσεις που ισχύουν μέχρι στιγμής θα γίνει υποχρεωτική από τις 1/4/2021.

Το επιπλέον αυτό πιλοτικό διάστημα δόθηκε με σκοπό τη σωστή προετοιμασία των επιχειρήσεων, οι οποίες φαίνεται να έχουν ακόμα ελλιπή γνώση σχετικά με τον τρόπο διεκπεραίωσης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Για πολλούς λοιπόν υπάρχουν ακόμα αναπάντητα ερωτήματα, τα οποία έχουμε συγκεντρώσει και διευκρινίζουμε πιο κάτω:

1. Τι παρακολουθούν τα Ηλεκτρονικά Βιβλία;

Τα ηλεκτρονικά βιβλία χωρίζονται σε 2 βιβλία: το συνοπτικό και το αναλυτικό. Ο εκδότης ενός παραστατικού ενημερώνει μόνο το αναλυτικό βιβλίο, στο οποίο καταγράφονται συμπυκνωμένα ανά είδος ΦΠΑ όλες οι υποκείμενες αξίες, το ΦΠΑ και οι φόροι, τέλη κ.α. κάθε παραστατικού. Ουσιαστικά είναι τα αντίστοιχα φυσικά βιβλία που τόσο καιρό υπέβαλαν οι λογιστές ανά διαστήματα ώστε να προκύπτει το φορολογικό αποτέλεσμα κάθε επιχείρησης σύμφωνα με τα ελληνικό λογιστικό πρότυπο.

Τα ηλεκτρονικά βιβλία για το 2021 θα αντιπαραβάλλονται με τα φυσικά βιβλία μέχρι το σύστημα myDATA να αρχίσει να δουλεύει κανονικά από 2022.

2. Ποιοι είναι υπόχρεοι, ποιοι εξαιρούνται;

Όλες οι επιχειρήσεις (ατομικές, ΟΕ, ΕΕ, ΙΚΕ, ΕΠΕ, ΑΕ, κα) είναι υποχρεωμένες να υποβάλλουν τα παραστατικά εσόδων (μόνο) και διάφορες λοιπές εγγραφές τακτοποίησης στην πλατφόρμα myDATA. Εξαιρούνται όσες επιχειρήσεις το προηγούμενο οικονομικό έτος είχαν λιγότερα από 50 παραστατικά ή τζίρο κάτω από 50.000 (για διπλογραφικά). Η υποχρέωση υποβολής στο myDATA ξεκινάει από 01/01/2021, εάν και μετά από παράταση θα μπορούν τα παραστατικά να αποστέλλονται σε πραγματικό χρόνο από τις 01/04/2021. Η παράταση έχει να κάνει μόνο με την υποχρέωση υποβολής σε πραγματικό χρόνο. Οι υπόχρεοι έχουν περιθώριο έως την 31/10/2021 για να υποβάλλουν ηλεκτρονικά τα παραστατικά του 1ου τριμήνου του 2021. Αυτοί που εξαιρούνται εξακολουθούν να έχουν υποχρέωση να υποβάλλουν τα παραστατικά τους στο myDATA, αλλά όχι σε πραγματικό χρόνο. Δηλαδή μπορούν να συνεχίσουν να τα κόβουν όπως και το 2020 - όμως μέχρι το τέλος του κάθε μήνα οφείλουν να τα υποβάλλουν μαζικά στο myDATA.

3. Πώς υποβάλλω τα παραστατικά μου στα ηλεκτρονικά βιβλία myDATA;

Υπάρχουν 3 λύσεις για την υποβολή των παραστατικών στο myDATA:

α. Μέσω της ειδικής φόρμας στην πλατφόρμα ΑΑΔΕ (κυρίως για αυτούς που εξαιρούνται)

β. Μέσω λογισμικού ERP (όπως είναι το Epsilon Office). To Epsilon Office είναι συμβατό 100% με το myDATA και τις υπηρεσίες της ΑΑΔΕ.

γ. Μέσω παρόχου υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης, πιστοποιημένου από την ΑΑΔΕ.

Μπορείτε να αποκτήσετε το Epsilon Office, το οποίο προσαρμόζεται ανάλογα με τις ανάγκες του κάθε επαγγελματικού κλάδου ως βέλτιστη λύση.

4. Ποια η διαφορά ηλεκτρονικής τιμολόγησης, της έκδοσης τιμολογίων ηλεκτρονικά, και των ηλεκτρονικών βιβλίων;

Αυτή την περίοδο η σύγχυση μεταξύ αυτών των 3 όρων είναι μεγάλη. Οι επιχειρήσεις και τα λογιστήρια δεν έχουν ακόμα κάνει επαρκή διαχωρισμό. Υπάρχει όμως ουσιαστική διαφορά:

• Ηλεκτρονική τιμολόγηση: είναι η διαδικασία τυποποίησης ενός παραστατικού με βάση ενός προτύπου (Ευρωπαϊκό προτύπου ΕΝ 16931:2017) ώστε να είναι δυνατή η μοναδικότητά του και η δυνατότητα αποστολής τους στον λήπτη με ηλεκτρονικά μέσα.

• Έκδοση τιμολογίων ηλεκτρονικά: είναι η διαδικασία έκδοσης ενός παραστατικού από ένα ηλεκτρονικό μέσο (π.χ. προγράμματα ERPs όπως το Epsilon Office) με δυνατότητα εκτύπωσης και αποστολής της ψηφιακής εικόνας του παραστατικού (pdf) στον λήπτη. Αυτό δεν σημαίνει ότι το τιμολόγιο είναι ηλεκτρονικό αλλά ότι διαβιβάζεται και με ηλεκτρονικά μέσα.

• Ηλεκτρονικά βιβλία ΑΑΔΕ (myDATA): τα ηλεκτρονικά βιβλία myDATA είναι το σύνολο των παραστατικών μιας επιχείρησης τα οποία προσδιορίζουν το φορολογικό αποτέλεσμα μια επιχείρησης. Τα ηλεκτρονικά βιβλία είναι αυτά που είμαστε υπόχρεοι να υποβάλλουμε στην ΑΑΔΕ.

5. Τι αλλαγές πρέπει να κάνουν οι λογιστές στο δικό τους λογιστικό πρόγραμμα;

Η διαδικασία πλέον για τα λογιστήρια αλλάζει. Θα πρέπει να προσαρμοστούν στα νέα δεδομένα και να τροποποιήσουν τον τρόπο που εργάζονται αυξάνοντας την παραγωγικότητα τους, μιας και το myDATA ουσιαστικά είναι μια μεγάλη γέφυρα μεταφοράς πληροφορίας για το λογιστήριο. Το λογιστικό λογισμικό σας πρέπει να αναβαθμιστεί ώστε να "τραβάει" έσοδα-έξοδα από το myDATA, να τα μετατρέπει σε εγγραφές λογιστικής, να τα χαρακτηρίζει και να τα επαναυποβάλλει.

6. Οι επιχειρήσεις και οι ελεύθεροι επαγγελματίες τελικά χρειάζονται Πάροχο Υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ERP (όπως το Epsilon Office) ή και τα δύο;

Η απάντηση εδώ είναι διαφορετική ανάλογα την δραστηριότητα της επιχείρησης. Σε γενικές γραμμές :

• ERP (όπως το Epsilon Office) χρειάζεστε: σχεδόν σε όλες τις περιπτώσεις επιχειρηματικής δραστηριότητας - για έκδοση και τροποποίηση παραστατικών, όπως και για αποδείξεις λιανικής με χρήση φορολογικού μηχανισμού. Επισημαίνεται ότι οι φορολογικοί μηχανισμοί απαιτούνται μόνο για την έκδοση μη αντικρυζόμενα παραστατικών που δεν απαλλάσσονται από θεώρηση (π.χ. αποδείξεις λιανικής πώλησης αγαθών).

• Ηλεκτρονικό πάροχο χρειάζεστε: όταν δεν έχετε συμβατό ERP (πχ ένα παλιό λογισμικό ή Excel) τότε πρέπει να εκδώσετε παραστατικά από το μη συμβατό ERP να τα στέλνετε στον πάροχο ο οποίος αναλαμβάνει να τα σημαίνει μοναδικά, να τα αποθηκεύει και να τα διανέμει με ασφαλή ηλεκτρονικό τρόπο. Ένας δεύτερος λόγος είναι όταν θέλετε να εκδώσετε αποδείξεις λιανικής με θεώρηση αντί φορολογικού μηχανισμού ή ταμειακής. Δεν επιτρέπεται η τροποποίηση παραστατικών μετά την αποστολή τους παρά μόνο η ακύρωσή τους όπως γίνεται και με τις αποδείξεις λιανικής.

7. Τι χρειάζομαι από πλευράς λογισμικού για να μπορέσω να συνδεθώ με το myDATA;

Σίγουρα απαιτείται :

α) η χρήση ενός λογισμικού ERP το οποίο είναι είτε συμβατό 100% με το myDATA (όπως το Epsilon Office),

β) είτε η χρήση ενός ΕRP που δεν είναι συμβατό με το myDATA αλλά παράλληλα έχετε συμβληθεί με κάποιον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Για την (α) περίπτωση πρέπει να έχετε εκδώσει κωδικούς myDATA για ERP. Για την (β) περίπτωση πρέπει να έχετε επιλέξει πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης και να τον έχετε δηλώσει στην ΑΑΔΕ.

8. Πώς μπορούν τα εμπορικά-ΕRPs λογισμικά να στέλνουν στο λογιστή τα παραστατικά τους;

Τα εμπορικά λογισμικά όπως το Epsilon Office, δε χρειάζεται πλέον να έχουν εξειδικευμένες συνδέσεις με το λογιστικό σας πρόγραμμα μιας και αυτό το ρόλο τον κάνει ήδη το myDATA. Είναι μια μεγάλη γέφυρα για όλους.

9. Υπάρχουν πιο απλές λύσεις για τις ανάγκες του κάθε επαγγελματικού κλάδου;

Η απάντηση είναι ναι, αφού υπάρχουν λύσεις οι οποίες μπορούν να προσαρμοστούν στις ανάγκες του κάθε κλάδου ώστε ο κάθε επαγγελματίας να έχει όλα όσα χρειάζεται χωρίς περιττές και περίπλοκές επιλογές. Δηλαδή με πιο απλά λόγια μπορούν ένας δικηγόρος, με έναν καταστηματάρχη ή έναν πολιτικό μηχανικό να έχουν το Epsilon Office προσαρμοσμένο με τις ανάγκες τους.  Μπορείτε να δείτε όλους τους κλάδους που καλύπτει πατώντας εδώ. Αυτή είναι μία δυνατότητα που παρέχει σε βέλτιστο βαθμό μόνο το Epsilon Office.

10. Πώς θα χειριστούν οι λογιστές τους πελάτες που εξαιρούνται;

Οι πελάτες που εξαιρούνται, εξαιρούνται από την υποχρέωση της υποβολής παραστατικών σε πραγματικό χρόνο. Αυτό σημαίνει ότι μπορούν να σας φέρνουν τα παραστατικά τους μέχρι το τέλος κάθε μήνα (και όχι τριμήνου για τα απλογραφικά). Το λογιστήριο θα πρέπει να τα περάσει ως εγγραφές στο λογιστικό πρόγραμμα και να τα αποστείλει στο myDATA. Εναλλακτικά, πιο σωστή πολιτική είναι να εγγραφούν σε ένα πρόγραμμα όπως το Epsilon Office που τους επιτρέπει να διαχειρίζονται ζωντανά τα ηλεκτρονικά βιβλία των πελατών τους από ένα και μοναδικό λογαριασμό.

11. Πώς μπορούν οι λογιστές να χειριστούν τους πελάτες που ναι μεν είναι υπόχρεοι, αλλά δεν μπορούν να εκδίδουν ηλεκτρονικά;

Σε αυτή την περίπτωση ως λογιστήριο έχετε δύο επιλογές:

1. Να εκδίδει ο ίδιος ο πελάτης σας τα παραστατικά του ηλεκτρονικά αφού εγγραφεί σε μία πλατφόρμα όπως το Epsilon  Office ή

2. Να εκδίδετε εσείς τα ηλεκτρονικά παραστατικά του πελάτη σας. Πώς γίνεται αυτό; Η διαδικασία είναι απλή: ο πελάτης εγγράφεται σε μία πλατφόρμα με τις δυνατότητες του Epsilon Office και κατόπιν σας δίνει πρόσβαση ώστε εσείς μέσα από ένα κοινό διαχειριστικό πάνελ να μπορείτε να εκδίδετε τα παραστατικά αντί αυτού (με το λογότυπο και την επωνυμία τους).

Η cloud πλατφόρμα Epsilon Office σας προσφέρει όλα τα εργαλεία που χρειάζεστε για την επιχείρησή σας, προσβάσιμα από όλες τις συσκευές, χωρίς προαπαιτούμενες τεχνικές γνώσεις, χωρίς εγκαταστάσεις.

Μάθετε περισσότερα στο Εpsilon Οffice.